Tietosuojaseloste

Suomen Vakuutuslakimiesten Yhdistys ry:n tietosuojaseloste, päivitetty 22.8.2025

- - - -


 

1. REKISTERINPITÄJÄ 

Suomen Vakuutuslakimiesten Yhdistys ry, y-tunnus 1087735–9 (jäljempänä Yhdistys)

Katu-/postiosoite: c/o Asianajotoimisto Ruoholahti Oy, Tammasaarenkatu 3, 00180 Helsinki

2. YLEISTÄ TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖSTÄ

Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista ja tietojen asianmukaisen käsittelyn turvaamista. Henkilötietoja puolestaan ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön.

Yhdistys sitoutuu henkilötietojen käsittelyssä käyttämään tietoja lainmukaisesti ja noudattamaan muun muassa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, tietosuojalakia sekä muuta soveltuvaa sääntelyä.

2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYPERUSTE

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Jäsensuhteen hoitamiseksi ja jäsenpalvelujen tarjoamiseksi henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen ja jäsenen väliseen jäsensuhteeseen (sopimus). Stipendinhakijoiden ja –saajien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste Yhdistyksen rekisterissä on oikeutettu etu. Yhdistys voi käsitellä henkilötietoja myös tietyissä tilanteissa rekisteröityjen suostumukseen perustuen.

Yhdistyksen jäsenten ja sen entisten jäsenten sekä kannatusjäsenten yhteyshenkilöiden henkilötietoja käsitellään erityisesti jäsenrekisterissä. Alla tarkemmin tietoa Yhdistyksen jäsenrekisteristä.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Yhdistys kerää ja käsittelee vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen Yhdistyksen toiminnan harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

Jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja sekä muita henkilötietoja käsitellään seuraavissa jäsenyyden hoitoon ja Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tehtävissä:

  • jäsentietojen ylläpito ja hallinta

  • jäsenmaksujen laskutus ja perintä

  • jäsentiedotteiden, -kutsujen ja -kirjeiden postitus

  • yhteydenpito yhdistyksen jäseniin sekä luottamus- ja vastuuhenkilöihin

  • tapahtumien järjestäminen  

  • Kannatusjäsenten yhteyshenkilötietojen ylläpito ja hallinta sekä yhteydenpito

  • päättyneiden jäsenyyksien hallinta

  • muut Yhdistyksen säännössä mainitut ja sääntöjen mukaan tehtyjen päätösten mukaiset tarpeelliset tehtävät

Yhdistys käsittelee myös stipendinhakijoiden henkilötietoja stipendihakemusten käsittelyä, stipendipäätösten tekemistä, stipendin maksamista, maksamisen seurantaa, stipendien raportointia ja tilastointia sekä stipendin maksamista koskevan viranomaisilmoitusten tekemistä varten.

4. TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään.

5. REKISTERIN JA MUUN KÄSITTELYN TIETOSISÄLTÖ

  • Yhdistyksen jäsenen nimi- ja yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

  • Kannatusjäsenen yhteyshenkilön nimi- ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)

  • Yhdistyksen tilaisuuteen osallistuvan henkilön nimi- ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti)

  • Yhdistykseltä stipendiä hakeneen henkilön nimi- ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti) sekä stipendin saaneen henkilön nimi ja tilinumero

  • Syntymäaika (päivä, kuukausi ja vuosi)

  • Yhdistyksen jäsenen valmistumispäivä,

  • Tieto Yhdistyksen jäsenen työnantajasta sekä oppiarvo / asema työnantajan organisaatiossa

6. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Jäsenrekisterissä olevia tietoja käytetään vain Yhdistyksen omassa toiminnassa. Yhdistys voi luovuttaa henkilötietoja Yhdistyksen ulkopuolelle pakottavan lain niin vaatiessa, rekisteröityjen suostumuksella tai silloin, kun tietojen luovuttamiselle on muu lainmukainen peruste. Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi (esimerkiksi osallistujalista tapahtumien järjestämistä varten).

Henkilötietoja voidaan siirtää myös käsiteltäväksi muille palveluntarjoajille, jotka toimivat yhdistyksen lukuun henkilötietojen käsittelijöinä, esimerkiksi Yhdistyksen jäsenrekisterin hallinnointijärjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

7. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös sellaisia palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Näissä tapauksissa Yhdistys huolehtii asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen jäsenen henkilötiedot poistetaan siinä vaiheessa, kun jäsenen velvoitteet Yhdistystä kohtaan ovat päättyneet ja joka tapauksessa viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluessa jäsenyyden päättymisestä. Henkilötietoja voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

9. REKISTERIN JA MUUN KÄSITTELYN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Yhdistys käyttää henkilötietojen suojaamiseen tarpeellisia ja asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Pääsy henkilötietoihin on suojattu asianmukaisilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Yhdistyksen jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus.

Henkilötietoihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työ- tai luottamustehtäviensä hoitamiseksi. Henkilötietojen hallinnointijärjestelmään on rajoitettu pääsy vain niille henkilöille, joiden on työtehtäviensä vuoksi tarpeen päästä käsiksi järjestelmän tietoihin. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset, salasanat ja monivaiheinen tunnistaminen.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;

  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

  • vaatia henkilötietojensa poistamista tietosuojalainsäädännössä säädetyin edellytyksin;

  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

  • vastustaa tietosuojalainsäädännössä säädetyin edellytyksin henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;

  • saada henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa, ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen tai sopimuksen täytäntöönpanon perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

  • vaatia tietosuojalaissa säädetyin edellytyksin henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 (Yhteydenotot ja yhteystiedot) mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.

Lisäksi yhdistyslain (503/1989) mukaan yhdistyksen jäsenellä on pyydettäessä oikeus tutustua laissa säädetyn jäsenluettelon tietoihin.

11. OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. YHTEYDENOTOT JA YHTEYSTIEDOT

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjeitse tietosuoja- ja rekisteriasioita hoitavalle henkilölle alla todettuun osoitteeseen.

Yleiset kysymykset tästä tietosuojaselosteesta sekä muut yleiset kysymykset Yhdistyksen tietosuojasta ja rekisteriasioista voidaan tehdä tietosuoja- ja rekisteriasioita hoitavalle henkilölle puhelimitse tai sähköpostin välityksellä.

Suomen Vakuutuslakimiesten Yhdistys ry

c/o Asianajotoimisto Ruoholahti Oy, Tammasaarenkatu 3, 00180 Helsinki

Tietosuoja- ja rekisteriasioita hoitava henkilö

Nimi: Artturi Mikkonen

Tehtävä: Sihteeri

 Puhelin: 040 574 3633

 Sähköposti: artturim85@hotmail.com  

13. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 22.8.2025.