Tietosuojaseloste

Suomen Vakuutuslakimiesten Yhdistys ry:n tietosuojaseloste, päivitetty 19.4.2022


 

Suomen Vakuutuslakimiesten Yhdistys ry, Tietosuojasetuksen mukainen tietosuojaseloste:

1. YLEISTÄ TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖSTÄ

Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista ja tietojen asianmukaisen käsittelyn turvaamista. Henkilötiedot puolestaan ovat tietoja, joista sinut voidaan tunnistaa. Tietosuojakäytäntöä sovelletaan luonnollisten henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn.

Suomen Vakuutuslakimiesten Yhdistys ry (jäljempänä Yhdistys) sitoutuu henkilötietojen käsittelyssä käyttämään tietoja lainmukaisesti ja noudattamaan muun muassa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, tietosuojalakia sekä muuta soveltuvaa sääntelyä.

2. TIETOJEN KÄSITTELY

Yhdistys käsittelee tietoja yhdistyksen toimintaan ja jäsenyyden hoitoon liittyvissä tehtävissä ja asioissa. Henkilötietoja käsitellään Yhdistyksen toiminnassa, toimielimissä ja Yhdistyksen sääntöjen mukaisissa kokouksissa sekä tapahtumissa.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä rekisteröityjen suostumukseen.

Yhdistys jäsenten ja sen entisten jäsenten henkilötietoja käsitellään erityisesti jäsenrekisterissä. Alla tarkemmin tietoa Yhdistyksen jäsenrekisteristä.

3. JÄSENREKISTERIN NIMI JA REKISTERIN SEKÄ MUUN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja sekä muita henkilötietoja käytetään seuraavissa jäsenyyden hoitoon ja Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tehtävissä:

  • jäsentietojen ylläpito ja hallinta
  • jäsenmaksujen laskutus ja perintä
  • jäsentiedotteiden, -kutsujen ja -kirjeiden postitus
  • yhteydenpito yhdistyksen jäseniin sekä luottamus- ja vastuuhenkilöihin
  • muut Yhdistyksen säännössä mainitut ja sääntöjen mukaan tehtyjen päätösten mukaiset tarpeelliset tehtävät
  • Yhdistyksen toiminta ja tapahtumien järjestäminen

4. TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään sekä pankeilta ja muilta yhdistyksiltä.

5. REKISTERIN JA MUUN KÄSITTELYN TIETOSISÄLTÖ

  • Nimi- ja yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Syntymäaika (päivä, kuukausi ja vuosi)
  • Valmistumispäivä
  • Tieto työnantajasta
  • Oppiarvo/Asema työnantajan organisaatiossa
  • Sähköisen viestinnän tunnistetiedot

6. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Jäsenrekisterissä olevia tietoja käytetään vain Yhdistyksen omassa toiminnassa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

7. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä mm. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15).

Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

9. REKISTERIN JA MUUN KÄSITTELYN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Järjestelmien ja sovellusten avulla käsiteltävät jäsentiedot:

Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tiedostoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen.

Rekisterin tietosisältö on tallennettu Yhdistysavain Oy:n toimittaman sovelluksen tietokantaan. Tietokanta sijaitsee Avoine Oy:n palvelimella. Palvelintila täyttää Viestintäviraston määräyksen 48 B/2004 M mukaiset vaatimukset.

Pääsy tietokantatiedostoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttö-oikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus

Järjestelmään on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
  • saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

11. OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. YHTEYSTIEDOT

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjeitse tietosuoja- ja rekisteriasioita hoitavalle henkilölle alla todettuun osoitteeseen.

Yleiset kysymykset tästä tietosuojaselosteesta sekä muut yleiset kysymykset yhdistyksen tietosuojasta ja rekisteriasioista voidaan tehdä tietosuoja- ja rekisteriasioita hoitavalle henkilölle puhelimitse tai sähköpostin välityksellä.

Yhdistyksen nimi

Suomen Vakuutuslakimiesten Yhdistys ry

Katu-/postiosoite: c/o Asianajotoimisto Ruoholahti Oy, Tammasaarenkatu 3

Postitoimipaikka: 00180 Helsinki

Tietosuoja- ja rekisteriasioita hoitava henkilö

Nimi: Artturi Mikkonen

Tehtävä: Sihteeri

 Puhelin: 040 574 3633

 Sähköposti: artturi.mikkonen@helsinki.fi

13. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty yhdistyksen hallituksen kokouksessa 19.4.2022.